Artigos

Relatório Anual: transformando informação em conhecimento

Por Magdarlise Dal Fiume Germany, gestora de Comunicação e Relacionamento da Mirador Atuarial

Entre os vários documentos obrigatórios que devem ser divulgados no segmento de Previdência Complementar existe um que reflete, ou que deveria refletir, a personalidade da Entidade: o Relatório Anual. Este documento muitas vezes é visto como um fardo, uma relação complexa de informações, que dá muito trabalho para organizar e que ninguém lê. Lembro-me de estar numa conversa informal sobre trabalho, aquelas conversas em que você dá muita risada, quando uma colega lamentou: “Hoje recebi um participante que elogiou muito o nosso relatório anual, disse que o documento era perfeito para as suas necessidades”. Intrigados com o lamento, perguntamos: “Mas isto não é bom?”. Seria, respondeu ela, se a necessidade dele não fosse forrar a gaiola do seu passarinho! Isso mesmo, o participante declarou, em seu elogio, que o documento aberto entrava perfeito na parte inferior da gaiola de seu passarinho.

Saber o que acontece em seu plano de previdência deveria ser o sonho de consumo de todo o participante. Rentabilidades, cobertura de despesas administrativas, se o plano está equilibrado, se possui ações judiciais, onde e porque o dinheiro está sendo aplicado são informações essenciais para monitorar o plano e a entidade que o administra.  Mas sabemos que o hábito de leitura associada à cultura de acompanhamento dos resultados dos planos de previdência ainda não é a realidade da maioria de nossos participantes.

Tanto falamos em cultura previdenciária, educação financeira, mas raramente nos perguntamos se podemos melhorar a forma como nos comunicamos. Qual a prioridade que a EFPC dá para este assunto que parece ser tão simples?

Nunca bens intangíveis foram tão valorizados no mercado, como ocorre hoje. Exemplo disto é o mercado de ações. O valor das ações de uma empresa não depende tanto de seu patrimônio como em outros tempos. O seu valor acionário, muitas vezes, depende mais de seus projetos, da sua imagem, da sua visão de futuro, do seu empreendedorismo, ou seja, são bens intangíveis.

Para agregar valor neste mundo cada vez mais intangível dependemos da comunicação.

E aí entra a famosa e desgastada “transparência“. Mas, espera aí! Em nossos relatórios esbanjamos transparência! Temos pareceres de conselheiros, auditores, atuários, demonstrações contábeis, ufa, muita transparência.

Realmente, transparência não parece ser o maior desafio para a maioria das Entidades Fechadas de Previdência Complementar. O desafio é fazer todas estas informações chegarem ao público alvo e serem entendidas.

Lembre-se que a informação é algo cumulativo, o conhecimento é seletivo. Em meio a uma avalanche de informações que nossos participantes recebem todos os dias, a “carta na manga” é tornar a informação importante. Nosso esforço deve ser para que nossos participantes percebam que as informações que oferecemos são importantes, não só para o presente, mas também para o futuro.

Neste sentido, elaboramos algumas dicas para você que deseja muito que seus participantes acessem as informações que são disponibilizadas em seu relatório anual e, mais do que isto, as entenda e perceba sua importância:

  - Use de empatia - leia as informações que estão sendo disponibilizadas como se você fosse um participante. Pergunte-se: a informação está contextualizada?  Está explícito o seu valor, o porquê esta informação é importante?

  - Lembre-se de que você está comunicando resultados de investimentos, atuariais, contábeis, ações de gestão que são fundamentais para a vida de cada participante/assistido. Não se esqueça de demonstrar o quanto tudo isto é importante para atingir os objetivos e estratégias que norteiam um plano de previdência e a Entidade que o administra.

  - Ao informar itens obrigatórios, disponibilize infográficos que traduzam a informação e estimulem a leitura.

  - Selecione aquelas informações fundamentais e dê destaque.

  - Seja objetivo. Dê preferência, utilize frases curtas e, se possível, não use adjetivos. Demonstre os resultados com números ou opiniões. Por exemplo, ao se referir a um evento não diga que o evento foi excelente! Demonstre o resultado da pesquisa de satisfação, que deve deixar clara a qualidade do evento.

  - O linguajar de nosso segmento é complexo. Apesar de nossos participantes ficarem anos contribuindo para o plano, muitas vezes ainda têm dificuldades com termos técnicos do tipo: duration, solvência, meta atuarial etc. Utilize box para traduzir termos técnicos ou para resumir, de forma simplificada, um conceito ou uma informação.

Essas são pequenas sugestões que podem ajudar muito na elaboração de um Relatório Anual. Porém elas de nada adiantarão se você não tiver uma estratégia ou um bom cronograma de divulgação.

Finalmente, não espere que seu participante vá acessar de livre e espontânea vontade as informações da Entidade - isto é para poucos. Elabore teaser ou slogan para seu Relatório, chamando atenção de como ele possui informações relevantes. Crie diferentes formas de seu Relatório Anual chegar ao destino. Envie e-mail, utilize as redes sociais com diferentes mensagens que estimulem a leitura. Acompanhe os números. Observe quais mensagens levam a um número maior de acessos. Entender o que os seus participantes têm necessidade de conhecer sobre os seus planos e sobre a entidade auxiliam a transformar o seu relatório em um instrumento eficaz de transparência e propagação de conhecimento.

Se precisar de ajuda, procure por especialistas na área de comunicação e converta as informações sobre sua Entidade em resultados para seus participantes!